ABC Analyse • Einfach erklärt, Beispiel und Aufgabe (2023)

Was ist eine ABC Analyse? Im folgenden Beitrag erklären wir dir anhand eines Beispiels, wie du mit diesem Analysetool aus der BWL einen Bereich deines Unternehmens klassifizierst und priorisierst.

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ABC Analyse einfach erklärt

Mit der ABC Analyse teilst du Objekte (z.B. Produkte, Kunden) aus einem Bereich deines Unternehmens in die Klassen A, B und C ein, abhängig davon, wie wichtig diese Objekte für dein Unternehmen sind. Du kannst zum Bespiel deine Kunden, dein Material oder deine Projekte nach ihrer Wichtigkeit ordnen.

Dazu werden Kennzahlen wie Umsatz, Kosten oder Zeitaufwand verwendet. Alle Objekte, die du in Klasse A einteilst, sind sehr wichtig für dein Unternehmen, Klasse B ist wichtig und alle, die du der Klasse C zuordnest, sind weniger wichtig.

• Klasse A = Sehr wichtig
• Klasse B = Wichtig
• Klasse C = Weniger wichtig

Für jede der drei Klassen kannst du anschließend unterschiedliche Methoden und Strategien wählen. So kannst du die Wirtschaftlichkeit deines Unternehmens steigern. Du kannst deine Kunden zum Beispiel nach ihrem Umsatz sortieren. Anschließend kannst du deinen wichtigsten Kunden in Klasse A spezielle Serviceleistungen und noch mehr Zuwendung bieten.

Hintergrund bei diesem Analysetool ist das Pareto-Prinzip. Dieses besagt, dass 20 Prozent des Aufwandes 80 Prozent des Ertrags ausmachen. Diese wichtigen 20 Prozent kommen in Klasse A.

Intention

Du führst die ABC Analyse mit der Intention durch, verschiedene Objekte nach ihrer Wichtigkeit und Bedeutung zu gliedern, um die Klassen getrennt voneinander betrachten zu können und deine Strategien und Methoden anzupassen.

So lässt sich die Wirtschaftlichkeit deines Unternehmens steigern und der Planungshorizont erweitern. Außerdem setzt die ABC Analyse den Anstoß für Optimierungsprozesse und Rationalisierungsprozesse.

Du kannst zum Beispiel Geld sparen, wenn du nur noch den Kunden mit dem meisten Umsatz besondere Serviceleistungen bietest.

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ABC Analyse Beispiel

Um zu verstehen, wie die ABC Analyse funktioniert, schauen wir uns jetzt ein Beispiel an.

Stell dir vor, dein Unternehmen verkauft nur rote T-Shirtsfür jeweils 10 € pro Shirt und hat sechs Kunden. In der folgenden Tabelle siehst du, was deine Kunden monatlich kaufen:

Jetzt priorisierst du diese sechs Kunden mit der ABC Analyse und ordnest ihnen die Klassen A, B und C zu, abhängig davon, wie wichtig der einzelne Kunde für deine Geschäfte ist.

Natürlich ist dir Kunde 1 am wichtigsten, da du hier das meiste Geld verdienst. Er macht fast 40 Prozent von deinem Umsatz aus. Somit ordnest du ihm Klasse A zu.

Mit den Kunden 4, 5 und 6 verdienst du am wenigsten. Kombiniert tragen sie unter 20 Prozent zu deinem Umsatz bei. Sie kommen in Klasse C.

Die Kunden 2 und 3 liegen in unserem Beispiel zwischen dem Kunden 1 und den Kunden 4 bis 6. Somit teilen wir den beiden Klasse B zu.

In diesem Diagramm siehst du nochmal, wie sich der Umsatz der Kunden verteilt und wie sie dementsprechend in die Klassen eingeordnet werden:

Du weißt jetzt, welche Kunden dir besonders wichtig sind und du kannst deinen Klasse-A Kunden in Zukunft umfangreicher betreuen oder dein Marketing anpassen. Denn er ist für dich und deine Geschäftstätigkeiten am wichtigsten. Du solltest dementsprechend die Beziehungen zu ihm noch weiter ausbauen.

Kennzahlen

Grundsätzlich kannst du fast alle Teile deines Unternehmens mit der ABC Analyse in die drei Klassen einteilen. Wichtig ist, dass sich die Kennzahlen, mit denen du deine Objekte unterteilen möchtest, ausreichend unterscheiden.

Du möchtest zum Beispiel die Kunden deines T-Shirt Unternehmens nach ihrem monatlichen Umsatz klassifizieren. Das funktioniert natürlich nur, wenn die Kunden einen sehr unterschiedlichen Umsatz bei dir haben. Wenn jeder nur ein T-Shirt kauft, dann kannst du mit der Kennzahl Umsatz nicht sagen, welcher Kunde dir wichtiger ist.

ABC Analyse Anwendungsbereiche

Du kannst die ABC Analyse für verschiedene Objekte mit unterschiedlichen Kennzahlen nutzen. Diese können auch über die BWL hinausgehen. Jetzt zeigen wir dir einige Anwendungsbereiche, die du mit Hilfe der ABC Analyse gliedern kannst:

Anwendungsbereich: Personalmanagement

Mit der ABC Analyse kannst du deine Mitarbeiter untergliedern. Dazu kannst du Kennzahlen wie Produktivität, Motivation oder Kundenorientierung verwenden.

Dein Unternehmen hat zum Beispiel zehn Mitarbeiter, deren Gehälter du erhöhen möchtest.Abhängig davon wie produktiv der Mitarbeiter ist, soll er 50 Cent (Klasse C) , 1 € (Klasse B) oder 1,50 € (Klasse A) pro Stunde mehr verdienen. Wie produktiv der Mitarbeiter ist, machst du daran fest, wie viele Kunden er pro Arbeitsstunde bedient.

Anwendungsbereich: Logistik

Mit Hilfe der ABC Analyse kannst du deine Waren danach sortieren, wie häufig sie gekauft werden. Produkte die öfter gekauft werden, werden regelmäßiger neu geliefert und verlassen das Lager schneller wieder. Deswegen ist es sinnvoll, diese weiter vorne im Lager zu platzieren.

Anwendungsbereich: Bestellmanagement

Du kannst auch deine Lieferanten nach Lieferdauer gliedern, um dein Bestellmanagement zu optimieren und eine rentable Beschaffung der Produkte zu gewährleisten.

Anwendungsbereich: Materialwirtschaft

In der Materialwirtschaft kannst du dein Material nach Verbrauch sortieren. In diesem Bereich kannst du die ABC Analyse sehr gut mit der XYZ Analyse verknüpfen. Du betrachtest hier die Planbarkeit und Prognostizierbarkeit des Verbrauchs an Material. Im Klasse X kommt das Material, das du immer konstant verbrauchst, in Klasse Y ist Material, bei dem der Bedarf, zum Beispiel saisonal, schwankt. In Klasse Z kommt alles, dessen Verbrauch völlig unregelmäßig ist.

Anwendungsbereich: Kundenmanagement

Deine Kunden kannst du zum Beispiel nach ihrem monatlichen Umsatz gliedern, um sie dann unterschiedlich bewerben zu können oder den Klasse A Kunden besondere Serviceleistungen zu bieten. Damit kannst du deren Zufriedenheit noch weiter steigern und im besten Fall deinen eigenen Marktanteil steigern.

Anwendungsbereich: Projektmanagement

Im Projektmanagement kannst du verschiedene Projekte nach Zeitaufwand, nach Kosten oder nach der Bedeutung für dein Unternehmen einordnen.

Anwendungsbereich: Zeitmanagement

Du kannst mit der ABC Analyse auch dein Zeitmanagement optimieren, indem du Aufgaben, Termine und Verpflichtungen nach ihrer Dringlichkeit klassifizierst. Das kannst du nicht nur in der Arbeitswelt anwenden, sondern du kannst auch deinen privaten Alltag so besser gliedern.

Unterteilung der Klassen A, B und C

Jetzt weißt du, welche Objekte du mit welchen Kennzahlen analysieren kannst. Als nächsten Schritt überlegst du dir, wo du die Grenzen für die Klassen A, B und C ziehst.

Grenzen der Klassen bei der ABC Analyse

Die Klassen der ABC Analyse orientieren sich am Pareto Prinzip. Dieses besagt, dass in vielen Fällen 20 Prozent des Aufwands 80 Prozent des Ertrags ausmachen.

Zum Beispiel generieren ca. 20 Prozent deiner Produkte 80 Prozent deines Umsatzes oder 20 Prozent deiner Mitarbeiter (Lohnaufwand) übernehmen etwa 80 Prozent deiner Kundenbetreuung (Zufriedene, kaufende Kunden als Ertrag).

Nach dieser 80/20-Regel teilst du die Klassen deiner ABC Analyse ein. In Klasse A kommen zum Beispiel alle Kunden (ca. 20 Prozent), die 80 Prozent deines Umsatzes ausmachen.

Abhängig von deinem Anwendungsfall und deiner Zielsetzung kannst du die Klassengrenzen natürlich etwas variieren. Eine Formel zum berechnen der Klassen gibt es nicht. Grundsätzlich kannst du dich aber an folgenden Werten für die Berechnung deiner Klassen orientieren.

Lorenzkurve

Grafisch darstellen kannst du die ABC Analyse mit der Lorenzkurve. Wie du die Lorenzkurve zeichnest und was sie darstellt, kannst du dir im Video über die Lorenzkurve nochmal genauer anschauen.

Auf der y-Achse im Koordinatensystem der Lorenzkurve kannst du die Grenzen für deine drei Klassen A, B und C antragen. An der x-Achse siehst du dann deine Objekte und in welchen Klassen sie jeweils eingeteilt sind.

Vorteile und Nachteile der ABC Analyse

Die ABC Analyse ist ein gängiges betriebswirtschaftliches Analysetool, das auch über die BWL hinaus Anwendung findet. Es bietet einige Vorteile, aber der Einsatz hat auch seine Grenzen und Nachteile.

Vorteile

• Übersichtliche Trennung, was wesentlich und unwesentlich für dein Unternehmen ist, auch bei großen Datensätzen.
• Die Erstellung ist einfach und nachvollziehbar.
• Die ABC Analyse ist in vielen Bereichen einsetzbar.
• Die Ergebnisse werden logisch visualisiert.

Nachteile

• Die Kennzahlen der Objekte müssen sich ausreichend unterscheiden, um eine Klassifizierung vornehmen zu können.
• Es handelt sich nur um eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation, zukünftige Entwicklungen werden nicht berücksichtigt.
• Die weiteren Handlungsschritte müssen selbst abgeleitet werden, es gibt keine Handlungsempfehlungen.
• Qualitative Faktoren und unternehmenspolitische Aspekte werden nicht mit eingeschlossen.

ABC Analyse berechnen

Die ABC Analyse wird hauptsächlich als heuristisches Verfahren angewendet, so wie wir sie beschrieben haben. Es wurde aber auch ein mathematischer Algorithmus in Form der berechneten ABC-Analyse entwickelt.

Die Grenzen der Klassen werden durch die Anzahl der Objekte und den dazugehörigen Werten der Kennzahl festgelegt, um somit das Kosten-Nutzen-Verhältnis zu optimieren.Bei der Anwendung dieser berechneten ABC Analyse fügst du deine Objekte mit den dazugehörigen Kennzahlen in eine vorgefertigte Anwendung wie zum Beispiel bei Excel ein. Es ist eine Formel hinterlegt, die die Objekte dann deinen Klassen zuweist.

ABC Analyse Aufgabe mit Lösung

Prima! Jetzt hast du verstanden, worum es bei der ABC Analyse geht! Nun schauen wir uns zur Übung eine weitere Aufgabe mit Lösung zur ABC Analyse an.

Ausgangssituation

Greifen wir unser Beispiel vom Anfang nochmal auf: Wir verkaufen rote T-Shirts für jeweils 10€ und haben nun unser Angebot um blaue Shirts für jeweils 20€ erweitert. Außerdem haben wir jetzt schon 20 Kunden.

In der folgenden Tabelle siehst du, wie viel die Kunden jeweils kaufen und wie viel Umsatz du mit jedem Kunden machst. Damit es übersichtlicher ist, haben wir die Kunden bereits nach Umsatzhöhe geordnet. Insgesamt hast du einen Umsatz von 2.360 €.

Darstellen kannst du die berechneten Umsätze der Kunden wieder mit der Lorenzkurve.

Einteilung der Klassengrenzen

Du überlegst dir, warum du die Kundenuntergliederst. Zur Kundenbindung möchtest du deinen wichtigsten Kunden mit dem größten Umsatz bei ihrem nächsten Einkauf eine Schachtel Pralinen schenken (Klasse A). Die Kunden mit etwas weniger Umsatz bekommen eine Tafel Schokolade (Klasse B). Den Kunden mit dem geringsten Umsatz gibst du nichts (Klasse C).

Im nächsten Schritt legst du die Klassengrenzen fest. Weil eine Schachtel Pralinen teuer ist, möchtest du die Klasse A klein halten. Du beschließt, dass in Klasse A nur die Kunden kommen, die zusammen 20 Prozent des Umsatzes ausmachen. Eine Tafel Schokolade schenkst du den Kunden in Klasse B, die kumuliert weitere 35 Prozent des Umsatzes ausmachen. Alle weiteren Kunden, die insgesamt 45 Prozent deines Umsatzes darstellen, bekommen nichts. Jetzt hast du also die Klassengrenzen bei 20 Prozent des Umsatzes (Klasse A) und bei 35 Prozent des Umsatzes (Klasse B) angesetzt.

Ergebnisse der ABC Analyse

Die Klassengrenzen kannst du auf auf der y-Achse im Koordinatensystem der Lorenzkurve ansetzen, wie du auf der folgenden Grafik erkennen kannst. Auf der x-Achse findest du die einzelnen Kunden und kannst sofort erkennen, welcher Kunde in welche Klasse eingeordnet wird.

Die Kunden 1 und 2 werden somit in Klasse A eingeordnet. Diese beiden machen zusammen 20 Prozent des Umsatzes aus. In Klasse B werden demnach die Kunden 3 bis 6 eingeteilt. Die restlichen 14 Kunden sind in Klasse C.Jetzt weißt du, wie du welchen Kunden beim nächsten Besuch beschenkst.

In der folgenden Tabelle siehst du nochmal, wie sich der Umsatz und die Kunden auf die einzelnen Klassen verteilen.

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